• Marcas Manuales
• Contraseña
• Turnos
• Reporte
• Permisos
• Normativa Dirección del Trabajo D.T
• Horas Extra
• Marcación
• Grupos
• Usuarios
• Feriados
• GeoVictoria Call

Puedes corregir una marca en caso de algún error sobre la misma, como por ejemplo:

• Si un trabajador marco Salida en vez de Entrada.
• Si marco dos veces, ya sea entrada o salida.

Presionando sobre la marca realizada.

Las marcas manuales realizan cuando a un trabajador se le olvidó marcar ya sea entrada o salida.

En la plataforma es posible crear marcas manuales de manera individual o masiva.

• Individual: En el libro de asistencia (Gestión de Asistencia) de los usuarios, basta seleccionar la casilla donde desea ingresar una marca, cómo por ejemplo una marca de entrada. Al seleccionar se abrirá una ventana dónde se debe indicar la fecha y hora de la marca a ser registrada.
  

• Masiva: Para crear marcas masivas, diríjase a Reportes, Ver Todos, Operaciones Masivas, Marcas artificiales masivas. Allí deberá indicar fecha, hora y tipo de marca (entrada o salida), además de seleccionar a los usuarios.

Se conoce como Marcas Artificiales y estas se utilizan cuando un grupo de trabajadores no pudo realizar su marca de entrada o salida con normalidad debido a alguna contingencia, como por ejemplo un corte de luz.

Buscamos en reportes o en el buscador en la barra superior la sección de Marcas Artificiales.
Selecciona la fecha, no olvides dejar el comentario y el tipo de marca.

Es necesario que el trabajador tenga un turno asignado para que la plataforma tenga definidos los parámetros del turno y así poder modificar la marcación. Solo se puede modificar desde el reporte de marcas.

Cuando tienes la "Corrección automática de inconsistencias" (Edición de empresas > Configuración > Corrección automática de inconsistencias), la marca faltante (ya sea de entrada o salida), aparecerá al día siguiente de ausencia de la marca. Ahora, en caso de las marcas no sincronizadas, estás lo harán cuando el reloj control vuelva a tener conexión a internet. En el caso de la aplicación, puede sincronizarlo manualmente dirigiéndose al menú "más" y luego elegir la opción "Sincronizar". Si tienes dudas de cuál marca es la que apareció primero, puedes revisar el Reporte de Marcas Reportes > Marcas", allí verás todas las marcas se hayan realizado, tanto manuales como por el trabajador y podrás ver si aparecen habilitadas o deshabilitadas del reporte de asistencia, es decir, si están o no visibles.

Sí, es posible aplicar la corrección automática de inconsistencias a un solo usuario, como también a un grupo y no solo a la empresa en su totalidad. Para aplicarlo en un solo usuario debes dirigirte a Usuarios > Listado de Usuarios. Allí debes buscar al usuario que deseas otorgar esta posibilidad, presionar "Editar", y en la ventana de "Editar Usuarios", en la pestaña "Configuración", la opción "Corrección automática de inconsistencias" dirá "Sigue las reglas del grupo", lo que significa que seguirá la configuración del grupo al que pertenezca el usuario, por lo que si el grupo dice "no" o "sigue las reglas de la empresa" (y en la empresa está desactivada la opción) quiere decir que está deshabilitado para todos ellos. Por lo que si necesitas que sea solo un usuario el que tenga habilitada esta opción debes elegir "Sí".

En caso de que se bloque la contraseña por muchos intentos fallidos u olvides tu contraseña,  una vez ingreses al portal de GeoVictoria debes seleccionar la opción de ¿Olvidaste tu contraseña? o también se puede llamar Forgot your password?

Una vez ingreses tu correo, te llegara a tu bandeja de entrada el mensaje para cambiar tu contraseña.

Así finalmente podrás ingresar tu nueva contraseña.

En el caso de que a un usuario se le bloquee la contraseña puede realizar el mismo procedimiento que como si se bloqueara como Administrador o puede solicitarle al administrador de su empresa que defina una nueva contraseña. Esto puede realizarse desde el módulo de “Usuarios”, “Lista de usuarios” buscar al trabajador y presionar editar, se desplegará una pestaña con todos los datos del trabajador donde aparecerá el botón “definir nueva contraseña”

Para crear un nuevo turno debe dirigirse a la barra lateral en planificaciones ＞listas de turnos, una vez ingresando en la sección lista de turnos debe seleccionar el botón que se encuentra en la parte superior derecha que indica «crear nuevo turno». Contamos con distintos tipos de turnos. estos tipos de turnos son los siguientes.

• Turno Fijo: Cuenta con horario fijo de ingreso y salida.
• Fijo por Horas: Solo contabiliza la cantidad de horas que comprende el turno
• Banda Horaria: funciona con un horario establecido de inicio y de inicio máximo por ejemplo , de 08:00 a 09:00 como máximo para entrar sin contabilizar atraso, a esto se le debe sumar un total de horas trabajada en el día por ejemplo 09:00 horas a cumplir en la jornada añadiendo también el tiempo de colación si es que hubiere y a partir de su entrada se deberá cumplir con este tiempo asignado, si el usuario en su entrada sobrepasa el horario máximo de entrada se le contabilizara ese tiempo como atraso

Para cada turno se debe determinar si será con horario de colación o sin el,  si este será libre o con horario fijo de colación. La colación libre solo indica el tiempo total de la horario de almuerzo, mientras que la colación fija indica el ingreso y la salida donde el usuario debe cumplir. En ambos casos, si la empresa necesita las marcas de colación, el trabajador puede marcar su jornada de almuerzo.

Los turnos especiales son aquellas jornadas laborales como por ejemplo 4x3 ; 14x7 o 12x12

Se puede realizar añadiendo días al planificador para generar una configuración de semana "A" y semana "B" por ejemplo 14 días y una vez se finalice el ciclo este se volverá a repetir siempre y cuando se haya establecido como predeterminado.

Puedes activar turnos de emergencia en el caso de utilizar la app desde las configuraciones de la empresa y así se macaría como turno. También es posible asignarle un turno.

 

Para lograrlo sigue los siguientes pasos:

1. Dirígete a la barra lateral izquierda del navegador y selecciona la opción Planificaciones.
2. Allí selecciona la opción que dice: “Planificador”.
   
   
   
   
3. En esa sección, selecciona el planificador que necesites de la lista de planificadores. Recuerda que cada uno tiene un ID y un nombre que lo identifica. Si no tienes seguridad sobre cuál debes elegir, presiona el lápiz en el costado derecho del nombre del planificador y eso te permitirá editarlo y conocer su estructura interna.
   
   
   
   
4. Una vez que has seleccionado el planificador que necesitas, determina el Periodo a planificar, es decir el rango de tiempo que debe abarcar este planificador.
5. Si tus turnos parten un lunes, procura que en el campo “Fecha Inicio Ciclo” esté un lunes seleccionado. Por ejemplo, si tu periodo a planificar es del 1 de mayo al 30 de junio y 1 de mayo cae jueves, en el campo Fecha Inicio Ciclo, selecciona el lunes previo al periodo a planificar. De esta manera, no tendrás un problema de desfase en los días.
   
   
   
   
6. Luego, presiona el botón siguiente para asignar el usuario. Se cargará una nueva página y allí podrás buscar al usuario que necesitas por medio de la pestaña Árbol o Búsqueda. Allí escribe el nombre o RUT de tu trabajador y presiona el botón siguiente.
   
   
   
   
7. La página te redirigirá al tercer paso del planificador, en el que se muestra un resumen de la información seleccionada y tienes la opción de marcar la casilla que dice “Establecer como planificador determinado para los usuarios indicados”. Si activas esa casilla, el planificador se cargará automáticamente para ese mismo usuario una vez que haya pasado el periodo planificado inicialmente.

 

El mensaje "Este turno no puede editarse ya que está siendo usado en algunas planificaciones" aparece cuando intentas editar el turno ya creado. Para poder desactivarlo, sigue estos pasos:

1. Selecciona las casillas de los turnos que desees desactivar.
2. Luego, dirígete hacia la parte superior de la ventana Lista de Turnos.
3. Allí presiona el botón que dice Desactivar seleccionados.
4. Los turnos desactivados quedarán en estado “inactivo”, por lo que no aparecerán como elegibles dentro de la lista de turnos, cuando los busques en el planificador.

 

No es necesario, basta con añadir el tiempo de colación asignado en el campo Colación libre. Añadir el inicio y término de la colación (Colación Fija), dependerá de cómo quieras estructurar los turnos en tu empresa. Por ejemplo, si en tu empresa, los trabajadores tienen el mismo horario, pero por las características del rubro no pueden salir todos a comer a la misma hora, podrías establecer en qué momento debe salir cada uno. Finalmente, es elección del empleador.

No hay problema, se puede asignar un nuevo planificador desde planificaciones. 

Debes:
1.— ir a Planificaciones, en el caso de que los turnos no hayan sido creados debes crear los turnos en Lista y Creación de Turnos.

2.— Dirígete a la sección de Planificación y seleccionar Agregar Nuevo para así generar un nuevo planificador.

 

3.— Asigna los turnos al planificador y posteriormente selecciona a los trabajadores a quienes se les deba asignar.

Cuando creo un planificador y mi semana laboral inicia un día lunes debo fijarme que en el “periodo a planificar” y en “fecha de inicio de ciclo” este siempre inicie un lunes, si por ejemplo quiero que mi “periodo a planificar” sea del 1 al 31 de enero. Pero el 1 cae miércoles debo entonces tomar que la “fecha de inicio de ciclo” sea el 30 de diciembre para que mi planificador inicie un día lunes, si inicio un miércoles los días de descanso no me van a coincidir con el fin de semana.

Si, es necesario añadir ese turno a los trabajadores porque de no ser así, aunque marquen asistencia, la plataforma no tendrá los parámetros para determinar si las horas trabajadas coinciden con el turno, aunque sea medio día. Además, el sistema podría considerarlo como Tiempo Extra. Por ello, a esos trabajadores debes crearles un planificador que contemple el horario del sábado.

La plataforma sí te permite hacerlo. Si necesitas que el turno del trabajador parta a mitad de semana, selecciona el Periodo a planificar que requieras. Pero recuerda que en el campo “Fecha Inicio Ciclo”, debes elegir el lunes previo al periodo a planificar. ¿Por qué? Porque la plataforma no entiende de días de semana, solo ve una numeración corrida, entonces hay que especificar que, si bien el trabajador parte sus funciones a mitad de semana, el turno ha avanzado, así calzarán las fechas con lo que necesitas planificar y no quedará desfasado.

Para esto creo un planificador en el módulo de planificaciones y lo establezco como predeterminado, así una vez finalizado el periodo planificado este se repetiría.

Este aviso no está pensado para jornadas extraordinarias por lo que es posible que aparezca cuando haya personas que estén afectos a este tipo de jornadas, en cualquier caso, la alerta nunca bloquea la posibilidad de crear la planificación solamente da un aviso que está sobre el máximo legal estándar. Frente a esto no habría problema que mantengan o planifiquen el turno deseado para este caso.

Además, el turno por hora que se está utilizando actualmente no es compatible con la jornada nocturna, por esta razón la marca aparece al otro día.

Al momento de asignar un planificador la plataforma muestra un aviso que la cantidad de horas laborales se encuentra fuera de la regulación que exige la D.T (Dirección del Trabajo Chile), pero esto no bloquea ni impide que se asigne ese planificador.

No es necesario hacer ningún cambio en la plataforma, solo es importante que a la hora de planificar los turnos estos sean compatibles con estas jornadas. 

El sistema hace el cálculo en el reporte de “remuneraciones” donde se especificar “horas trabajadas domingo” y “horas trabajadas feriado”, pero para considerar los feriados que comienzan a las 21 horas del día anterior y termina a las 6 de la mañana del día siguiente, se puede utilizar el campo “horas realmente trabajadas en feriado”.

Existen 3 maneras para justificar atrasos en GeoVictoria.

• La primera es directamente en el reporte de asistencia, seleccionando el atraso se abrirá la ventana de justificación, dónde deberá indicar el tiempo a ser justificado y un comentario (opcional).

• La segunda opción es directamente en el reporte de atrasos, seleccionando el atraso y luego indicando las mismas informaciones en la ventana de justificación.

• La tercera y última opción es más indicada para justificación de atrasos masivos y se encuentra en Configuración, Operaciones masivas, Justificación masiva de HNT (Horas no trabajadas). En esta opción podemos justificar rápidamente atrasos (también adelantos de salida y atrasos en colación de forma masiva) para varios usuarios.

 

Debe dirigirse a la sección de «Reportes» seleccione el reporte «Gestión de asistencia» y luego seleccione los filtros que desea (fecha, usuarios, orden) ubicados a la derecha de su pantalla. Una vez realizado lo anterior, presione el botón «Generar Reporte».

Sí es posible programar reportes, sin embargo, estos no pueden ser programador por un periodo tan extenso. El sistema te permite programar envíos de reportes con la información de: hoy, ayer, la semana pasada o las últimas dos semanas. Lo que sí puedes elegir es la fecha del primer envío. Recuerda que, para programar los reportes, debes dirigirte al botón de descarga que está junto al botón “Generar reporte” y ahí elegir la configuración que más te acomode.

No existe un reporte como tal, pero estamos trabajando en una actualización en el Reporte de Marcas Auditables donde existirá un filtro que permita ver todos los trabajadores que marcaron fuera de la ubicación establecida. Mientras tanto, puedes revisar la ubicación de tus trabajadores de la siguiente manera:

1. Haz clic sobre la hora de marca del día que quieres consultar.
   
   
   
   
2. Se desplegará una ventana que te permitirá ver la información de marcaje, por ejemplo: el tipo de validación utilizado (selfie, firma, patrón, etc.).
   
   
   
   
3. Si bajas en esa misma ventana, verás un mapa con la ubicación exacta de tu trabajador. Si se encuentra fuera de la dirección establecida en su grupo de pertenencia, el círculo que se observa figurará en rojo. Si no, estará en verde.

 

No es posible, ya que viene configurado por defecto en la plataforma. Esto se debe a que por disposición de la Dirección del Trabajo este reporte debe tener las características con las que está configurado. Esto aplica solo para Chile.

No es necesario ya que el libro de asistencia es en línea y el trabajador puede acceder a sus marcas en cualquier momento desde la app o la plataforma.

No existe un método teletrabajo, pero si se pueden utilizar algunos métodos de marcaje para trabajo remoto como por ejemplo: app, web y call. No existe ninguna configuración adicional para que funcione de manera remoto.

1. Determina un día del mes donde se realizará el cierre. Esto dependerá de tu empresa. Por ejemplo, si hacen los cierres el 24, procura seleccionar en el filtro de fecha el rango personalizado de tiempo y eliges desde el 24 del mes anterior hasta el 24 del mes en curso.
   
   
   
   
2. Tienes dos alternativas:
   1. Utiliza los filtros de fecha del Reporte de Gestión de Asistencia, presiona el botón “Generar reporte” y luego lo descargas en Excel.
   2. O bien, dirígete a la barra lateral izquierda, selecciona la opción “Reportes” y luego elige “Remuneraciones”. Este reporte, también te permite filtrar la información por periodo de tiempo (en la parte superior, al igual que el Reporte de Gestión de asistencia), la diferencia está en que verás un consolidado de información en el que se detallará el total de días remunerados y no remunerados, su respectivo desglose y, además, la cantidad de horas trabajadas, no trabajadas, horas extras, etc. Este reporte, puedes descargarlo desde la esquina superior derecha, también en formato Excel.

 

 

La georreferencia se muestra mediante un mapa por lo cual no es posible descargarlo.

Revisaremos como ingresar un permiso para un trabajador en la plataforma de Geovictoria.

Para poder ingresar un permiso al trabajador, debe dirigirse al menú Lateral izquierdo de su pantalla y seleccionar la opción de Reportes, Ver Todos y Operaciones Masivas. En esta pestaña seleccione la opción de «Asignación de Permisos» donde podrá ingresar los permisos de los trabajadores indicando las fechas de inicio y fin, el/los usuario/s y el permiso.

Las vacaciones, efectivamente, son de lunes a viernes, por eso al momento de asignar el permiso es necesario considerar solo los días hábiles. Si la empresa tiene turnos en sábados, domingos o festivos, el permiso de vacaciones debe contabilizarse de lunes a sábado, excluyendo domingos y festivos. Esta información solo es válida para Chile.

No se debe hacer. Mientras la trabajadora siga teniendo contrato con la empresa, debe permanecer activa. Para casos como el planteado, solo se debe agregar la licencia médica desde la columna de Permisos, eligiendo el rango de tiempo que abarca su post natal.

En primer lugar, es necesario crear permisos parciales personalizados en el sistema. Para ello, sigue estos pasos:

1. Dirígete a la barra lateral izquierda, sección Configuraciones y luego elige la segunda opción de la lista Permisos del sistema.
   
   
   
   
2. Allí, escoge la pestaña que dice Permisos Parciales y presiona el botón “Crear permiso”.
   
   
   
   
3. Establece un nombre para tu permiso personalizado, por ejemplo, Licencia médica de medio día, Trámite en el Juzgado, Consulta médica, Exámenes, etc.
4. Luego, configúralo según las necesidades de tu empresa. Para que esté dentro de la lista de permisos a elegir, siempre debe quedar habilitado el botón que dice “Activado”.
5. Luego, define si será un permiso con goce o sin goce de sueldo.
6. Posteriormente, habilita la opción que dice: Permiso parcial y luego define la cantidad de horas que cubrirá este permiso.
   
   
   
   
7. Finalmente, haz clic en guardar.
8. Para asignarlo a un trabajador, dirígete al Reporte de Gestión de Asistencia, localiza al trabajador al que debes asignarle el permiso y en la columna de Permiso, asigna el que acabas de crear.

 

Al momento de asignarle al trabajador un permiso de medio día, la plataforma justifica las horas no trabajadas (atrasos y adelantos) que se ingrese el tiempo del permiso. De esta forma la plataforma haría el cálculo de las horas trabajadas automáticamente.

Seleccionando sobre el atraso que aparece en rojo se me despliega un cuadro que me permite justificar el tiempo. No hay problema si se ingresan muchas justificaciones.

 

Al momento de asignarle al trabajador un permiso de medio día, la plataforma justifica las horas no trabajadas (atrasos y adelantos) que se ingrese el tiempo del permiso, de esta forma la plataforma haría el cálculo de las horas trabajadas.

Depende del caso:

1. Si lo que deseas es asignar varios días de vacaciones a una sola persona, puedes hacerlo desde la columna de Permisos en el Reporte de Gestión de Asistencia. Allí, busca la opción Rango de fechas y determina desde y hasta cuando corresponden las vacaciones.
   
   
   
   
   
2. Si lo que deseas es asignar el mismo periodo de vacaciones a un grupo de personas, dirígete a la barra lateral izquierda, en la sección de Reportes. Presiona el botón que dice “ver todos” y busca la sección de Operaciones Masivas. Allí elige la opción de asignación de permisos. Acá podrás configurar el tipo de permiso que deseas, el rango de fechas y el grupo de trabajadores a los que deseas añadir ese permiso.
   
   
   
3. Si lo que deseas es asignar masivamente vacaciones en distintas fechas, dentro de Operaciones masivas, elige la opción de Carga de permisos, donde la operación se realiza mediante una planilla de Excel. Esta planilla se puede descargar desde esa misma ventana, que además te dará las instrucciones detalladas de cómo realizar la gestión.
   

No, los feriados no se actualizan de manera automática. Cada año debes añadirlos siguiendo estos pasos:

1. Dirígete a la barra lateral izquierda de la plataforma, elige la sección Configuraciones y allí busca la opción que dice: Feriados.
   
   
   
   
2. Allí presiona el botón verde que dice Crear nuevo feriado.
   
   
   
   
3. Completa los campos con la información necesaria:
   
   
   1. Nombre: nombre del feriado (por ejemplo: Fiestas Patrias, Navidad, Año Nuevo, etc.).
   2. Fecha: selecciona la fecha que corresponde al feriado.
      
      
      
      
4. Finalmente, presiona Guardar.
   
   

Ahora, si tu empresa trabaja los feriados debes completar la información en la opción que dice Renunciable y determinar si esa fecha corresponde a un feriado renunciable o no.

La opción que dice “Feriado Global”, significa que es un feriado que aplica para toda la empresa. Desactívala solo en caso de que tu empresa tenga sucursales en varias ciudades y justo algunas de ellas estén en regiones que posean sus propios feriados como la Región de Arica y Parinacota (el 7 de junio, Asalto y Toma del Morro de Arica) o las comunas de Chillán y Chillán Viejo (el 20 de agosto, Nacimiento del Prócer de la Independencia).

Si se podría, pero para esto es necesario hacer una integración la cual se puede solicitar con su KAM o directamente con la mesa de ayuda.

Deberían poder visualizarse desde el libro de asistencia, de no ser así es probable que no se hayan cargado de manera correcta, si el problema persiste contacte a la mesa de ayuda.

Esta información se puede obtener desde los reportes, “permisos asignados” y ahí puedo ver el detalle del permiso, esta información es posible descargarla en Excel o en PDF.

Para configurar un envío debemos irnos al lado derecho del reporte y presionar el botón de descarga que se encuentra a un costado de generar reporte, al seleccionar se nos desplegaran las opciones de descargar reportes y la programación de estos, cuenta con dos alternativas:

“Programar Reporte para mí”, podrá generarnos constantemente un reporte a nuestro correo electrónico de forma diaria, semanal o cada dos semanas en formato PDF o Excel.

“Programar Reporte a terceros”, podrá generarnos constantemente un reporte programado a otras personas sean estos quizás Jefes de grupo, Supervisores, perfiles personalizados u otros Administradores, de forma diaria, semanal o cada dos semanas en formato PDF o Excel.

Para programar el envío es simple. Seleccione el reporte que desea enviar al correo, aplique los filtros correspondientes (fecha y usuarios), genere el reporte y luego seleccione la opción de programar reporte y elija la opción más adecuada a su necesidad. Una vez programada la alerta, la misma quedará guardada.

Ver mis Alertas Programadas

En la parte superior de la pantalla en el ícono de notificación, dentro de las opciones podrá encontrar la de «Ver mis alertas programadas» y «Alertas programadas a terceros», dónde pueden ser editadas o eliminadas en cualquier momento.

En GeoVictoria existen 3 tipos de alerta que se pueden configurar. Para ello, sigue los siguientes pasos:

1. Dirígete a la esquina superior derecha de la plataforma y haz clic en el nombre de tu empresa. Allí se desplegará un menú de tres elementos, presiona sobre “Editar empresa”.
   
   
   
   
2. Se desplegará una ventana con varias pestañas, elige la última opción: “Alertas”.
   
   
   
   
3. Allí tendrás tres opciones, actívalas según las necesidades de tu empresa:
    
   1. Alerta de desconexión teletrabajo: esta alerta enviará correos a los colaboradores que realizan teletrabajo cuando hayan pasado 11 horas y 30 minutos desde su marca de entrada.
   2. Alerta de atraso: enviará correos a los colaboradores cuando hayan pasado 30 minutos o más de su hora de entrada y aún no existan marcas en el sistema.
   3. Alerta de no marca de salida: enviará correos a los colaboradores cuando hayan pasado 30 minutos o más de su hora de salida y aún no existan marcas en el sistema.

No es obligatorio para la Dirección del trabajo que se registre este tiempo, pero si es obligatorio que todos los trabajadores tengan cargado el tiempo de colación en la plataforma al momento de configurar el turno a no ser que sea una jornada corta por ejemplo turnos de no más de 3 ó 4 horas.

A pesar de que, según la ley, la hora extra debe ser un mutuo acuerdo establecido previamente por escrito entre el empleador y el empleado; en la práctica, la Dirección del Trabajo aplica el “criterio de realidad”, en el cual si el empleador tiene conocimiento de que el empleado trabajó sobre tiempo, este debe ser remunerado.

Solo tendrían que estar ingresadas a la plataforma en caso de que alguno fuera administrador o supervisor para poder gestionar la plataforma.

No es posible, ya que esa información es confidencial del trabajador y del empleador.

En primer lugar, debes asegurarte de agregar todos los posibles valores de porcentajes de recargo de hora extra. Verifica la información ingresando a la barra lateral izquierda de la plataforma, en Configuraciones, luego en “Hora Extra”. Si el porcentaje que necesita uno de los grupos no está allí, añádelo en la barra inferior y luego presiona “Crear Hora Extra”.

Una vez que has realizado el paso anterior, sigue estos pasos para gestionar el cambio tanto en el Reporte de Asistencia como en el Reporte de Tiempo Extra:

1. Haz clic sobre los números de la columna HEA (Hora Extra Asignada). Se desplegará una ventana que te mostrará información sobre el rango de fechas de la hora extra.
   
   
   
   
2. Allí podrás elegir si asignas la hora extra antes o después del turno. Por ello, verás dos campos de Valor Hora Extra (uno por si es antes o si es después del turno). Selecciona el porcentaje que necesitas y luego presiona guardar.

*No valido para Perú y Colombia.

Las horas extra siempre deben ser autorizadas por el administrador de la empresa. Se puede hacer de manera masiva una vez al mes.

Si bien sabemos que, de acuerdo con Código del Trabajo, no se permite que se realicen más de 2 horas extra al día posterior al turno, también existen excepciones para darle continuidad a funcionamientos críticos. Por ello, la plataforma de GeoVictoria permite autorizar más de dos horas extras. De todas maneras, siempre recomendamos asesorarse directamente con la inspección del trabajo.

Por otro lado, no es recomendable crear otro turno, ya que podrían generase confusiones en el pago de horas extras o la contabilización de horas ordinarias.

No es obligatorio hacerlo por GeoVictoria. Puede realizarse por el medio que la empresa considere conveniente.
*Valido solo para Chile.

Efectivamente cuando se utiliza el “pacto de horas extra” de GeoVictoria, se le envía el pacto mediante el correo que tenga asignado en la plataforma para que así pueda aprobarlo.
*Valido solo para Chile.

Los pactos de horas extras se pueden crear hasta por un periodo máximo de 3 meses.
*Valido solo para Chile.

Se puede configurar desde la barra lateral izquierda en Configuraciones. Allí elegir “Feriados” y al momento de crear o editar el feriado, dejar activada la opción “Total de horas extra” Cunado se activa, todas las horas trabajadas en ese feriado en específico pueden ser consideradas como horas extra. Sin embargo, estás igual están sujetas a aprobación por parte del administrador y puede autorizarlas desde el Reporte de Tiempo Extra.

En nuestro sistema actualmente contamos con dos formas para proceder a asignar horas extras.

1.- Una de las opciones, es por medio del mismo libro de asistencia seleccionando el contenedor del día que se encuentra en la fila de HEA ( horas extras) , por medio de esta sigla usted podrá encontrar dos opciones a asignar horas extras antes y después del turno.

• Al seleccionar nos aparecerá una ventana donde podremos indicar el rango de fecha de asignación de Horas extras e indicar asignaremos horas extras antes o después del turno.

2.- La otra manera de asignar horas extras es por medio de las Operaciones masivas, esta opción se encuentra en reportes , seleccionar ver todos y luego en la sección de operaciones masivas seleccionar Asignación de Horas Extras.

• Al seleccionar esta opción debemos seleccionar el rango de fecha en el cual se asignara las horas extras, luego indicaremos si asignaremos Horas Extras antes del turno o fin de turno u en ambas y debemos seleccionar a los usuarios a los cuales realizaremos asignación.

En relación a la visualización podrás visualizarlas por medio del reporte de gestión de asistencia definidas en las siglas HEA (Horas extras asignadas) y las cumplidas por el trabajador como HEC (Horas extras cumplidas).

En la plataforma de GeoVictoria hay un reporte que permitirá visualizar los sobretiempos de los usuarios antes y después de jornada. Este reporte se llama «Tiempo extra» y se encuentra el la sección de «Reportes».

Cuando las marcas se pasan al día siguiente, se debe a que el turno asignado probablemente no sea en horario nocturno, esto quiere decir que, las marcas se pueden realizar dentro de las 24 horas del día (00:00 y 23:59), si un trabajador no tiene un horario nocturno que comience en un día y tenga turno saliente al siguiente día (ejem 20:00 a 08:00), el sistema solo ordenará las marcas en el reporte según orden cronológico, por lo tanto, si una persona marcara en un turno que finaliza a las 23:00 hrs, pero realiza horas extras y marca salida a las 00:30 por ejemplo, la marca de asistencia quedará como salida pero del siguiente día, ya que cronológicamente pasó las 23:59 hrs y no tiene horario nocturno.

Para ordenarlo es muy simple, desde el reporte de Gestión de Asistencia, se debe pinchar la marca que quedó desfasada al siguiente día, y elegir a qué turno pertenece esa marca, ejemplo:

El turno del día 27-01 es de 10:00 a 20:00, la persona marcó salida a las 00:30 hrs, la marca quedó de salida del día 28-01 ya que transcurrió el turno y sobrepasó las 23:59.

Al pinchar la marca solo se debe indicar el tuno del día 27-01, así la marca subirá de lugar y podrá quedar de salida del día 27-01.

Para visualizar el reporte «Estado de correos», debemos ingresar a la sección reportes, luego en ver todos, sección Inspección y seleccionar Estados de correos. Una vez dentro del reporte podremos ver si fueron enviados los correos a las cuentas personales de los trabajadores, en la última columna «Estado» podemos verificar si este se envió o no. En caso de no haber sido enviado, en la siguiente columna «Mensaje» se indicará la razón de la falla. Hay varios mensajes que pueden aparecer:

• spam, será necesario indicarle al usuario que configure su casilla personal de correo
• inválido, será necesario verificar el correo ingresado en la plataforma.
• Rebotes, no puedo ser entregado en la bandeja del trabajador, probablemente esté lleno el correo y deba verificarlo
• Por enviar, puede deberse a nuestra base de datos que se encuentra con lentitud, sin embargo debe esperar ya que los correos que se encuentres en «cola» serán enviados de igual forma al trabajador.

En algunos casos, los correos enviados si no le llegan al trabajador debe solicitar ayuda con nuestro equipo de Soporte técnico en cualquiera de nuestros canales de atención, y poder solicitar el reenvío de los comprobantes que estén informados en el reporte como «Enviado» o «Por enviar» y no le llegaron al trabajador.

Esto se puede configurar en editar empresa, presionando el logo con el nombre de mi empresa en el costado superior derecho, esto es solo en caso de la aplicación. Pero también existe la posibilidad de activar alertas de atraso y de no marca de salida en configuración de la empresa, alertas.

 

Existe una excepción en el caso de que un trabajador tenga dos contratos distintos, es necesario hacer una marca de entrada para el contrato a y otra para el contrato b. En los casos que sea un mismo contrato para las dos obras debe existir una única marca de entrada y una única marca de salida independientemente de las funciones que tenga en su contrato. Además nosotros contamos con un módulo de proyectos y tareas en la aplicación de celular donde el trabajador puede registrar cuantas horas está dedicando para un proyecto a y un proyecto b, incluso indicando que acciones o tareas está realizando para cada proyecto.

La marca se registra de todas formas y después se sube automáticamente en la plataforma una vez el trabajador vuelva a conectarse a la red.

Lo más probable es que el trabajador se encuentre mal enrolado o el equipo estén sin conexión a internet y las marcas aún no se hayan subido. Podría solicitar asistencia en la mesa de ayuda para que revisen el caso de manera específica.

Al pinchar sobre la marca en el reporte de asistencia se despliega automáticamente una ventana donde aparecen todos los datos de esa marca y la ubicación de esta.

Todas las marcas son geolocalizadas en el caso de la app independiente si es teletrabajo o no.

No es necesario, ya que la plataforma registrará donde se encontraba el trabajador al momento de realizar la marcación, ya que no se pueden bloquear las marcas.

Por el momento la plataforma no permite más de 4 marcas al día para cualquier turno, por lo que al tener más de una entrada o una salida podría no tomarse en cuenta y solo contabilizar la primera marca del día y la última salida.

Lamentablemente la plataforma no permite más de 4 marcas, aunque se está buscando mejorar esto. La otra opción es asignarle un segundo turno a la trabajadora para la jornada de teletrabajo.

En primera instancia es importante conversar con el trabajador para revisar la situación, después si el trabajador efectivamente no se presentó a trabajar es posible borrar esa marca del sistema. El reporte de asistencia no puedo quedar incompleto, ya que la D.T (Dirección del Trabajo Chile) en caso de fiscalización verifica que existan ambas marcas o que esté la ausencia.
*Valido solo para Chile.

Puedes acceder a los manuales actualizados haciendo clic sobre el signo de interrogación que se encuentra en la barra superior de la plataforma. Allí encontrarás diferentes recursos de ayuda, así como también los métodos de contacto con mesa de ayuda.

Efectivamente, GeoVictoria se sincroniza con el celular del trabajador no permitiendo que marque asistencia en otro celular que no sea el propio por medidas de seguridad y para evitar fraudes. Para desvincular el celular de un trabajador de la plataforma de GeoVictoria y utilizar uno nuevo se debe realizar lo siguiente:

1. Dirígete a la barra lateral izquierda, sección Usuarios. Allí, elige la opción “Listado de usuarios” y busca al usuario que necesitas.
   
   
   
   
2. Luego, cuando se despliegue la ventana Editar Usuarios, presiona la pestaña GeoVictoria App. Al final de esta sección, existe el campo ID de instalación de dispositivo.
   
3. Presiona el botón Desde ese momento la aplicación estará vinculada a ningún dispositivo y así la próxima vez que el trabajador descargue la APP desde su nuevo dispositivo e inicie sesión se volverá a vincular.

Al determinar que un usuario tendrá el perfil “Jefe de grupo”, este tendrá ciertos privilegios menores a los de un administrador, pero mayores a los de un usuario estándar de la plataforma. Podrá visualizar: la asistencia de los grupos en los que esté catalogado como jefe de grupo; justificar atrasos y adelantos; asignar permisos; crear, modificar y eliminar marcas; aprobar y asignar horas extras. Un jefe de grupo no podrá cambiar las configuraciones del grupo del que forma parte, ni las configuraciones de la empresa y el reporte. Por otro lado, este perfil puede estar en dos o más grupos a la vez.

Para asignar un Jefe de grupo, guíate por los siguientes pasos:

1. Dirígete a la barra lateral izquierda y busca la sección Grupos. Dentro de esa sección, selecciona la opción de Grupos, nuevamente.
   
   
   
   
2. Allí, busca dentro del listado de grupos disponible en tu empresa, el grupo al cual quieres asignar un Jefe de Grupo y haz clic sobre él.
   
   
   
   
3. Al lado derecho de la pantalla, se desplegarán las opciones de configuración de los grupos. Baja hasta la sección llamada “Contenedores”.
   
   
   
   
4. Busca el contenedor llamado Jefes de grupo y presiona el botón verde Agregar. Tendrás dos opciones:

1. Usuario existente, que permitirá agregar un usuario que ya está creado en la empresa.
   
   
   
   
2. Usuario nuevo, que permitirá agregar un usuario que aún no existe en la empresa, por lo que tendrás que completar los datos solicitados: Nombre, apellido, Rut y correo electrónico.
   
   

Puedes agregar y/o modificar los jefes de grupo en cualquier momento.

La conformación de los grupos, así como su configuración, no se modifican cuando los asignas a carpetas.

Para esto se puede activar turnos de emergencia en el caso de utilizar la app desde las configuraciones de la empresa y así se macaría como turno. También es posible asignarle un turno.

Los grupos y los turnos no tienen relación. Los turnos y horarios no quedan vinculados a los grupos que hayas elaborado en la empresa, por lo que estos pueden cambiar sin generar repercusiones en uno u otro.

La plataforma solo acepta que tenga un grupo asignado.

En la plataforma de GeoVictoria los usuarios pueden ser divididos en grupos para así facilitar ciertas acciones a la hora de generar un reporte o programar alguna configuración, por ejemplo. También podemos ordenar los grupos en carpetas, para esto visualizaremos ejemplos en nuestra interfaz.

Para crear una nueva carpeta debemos ir a Grupos > Grupos > Administrar Carpetas. Seleccione la carpeta existente dónde desea añadir esta nueva carpeta y luego seleccione el botón «crear». Indique el nombre de la nueva carpeta y guarde los cambios. Listo, ya tenemos una nueva carpeta. Para ordenar los grupos dentro de ella, si estos ya están creados, basta solo seleccionar y arrastrar hacia la misma.

 

 

Para acceder a cargos es necesario dirigirse al menú ubicado al costado izquierdo de su pantalla, en Configuración, Cargos. Presione el botón «Nuevo cargo».

Para crear el nuevo cargo debe ingresar:

1. Nombre del cargo.
2. Definir si es critico y/o prioritario.
3. Estado del cargo (por defecto quedará activado).
4. Descanso Dominical Adicional (Ley 20.823): Indicar solo para empresas Retail.

• Cargos Críticos: es posible definir que, si un colaborador con ese cargo no ha marcado, la revisión de Dotación aparecerá como “Sucursal cerrada”, por ejemplo, en el caso de una farmacia un cargo crítico sería un Químico Farmacéutico.
  
  
• Cargos Prioritarios: Si es un jefe de grupo, el cargo prioritario permite que aparezca como primer nombre en el listado de “jefes de Grupo” en la Revisión de Dotación.

En la plataforma tradicional  debe dirigirse a configuración > grupos y seleccionar el grupo al cual se quiere mover al usuario, luego  ir al contenedor «Usuarios del grupo» – presionar Agregar-«Usuario existente» colocar el nombre de la persona o de las personas que desea mover  y de esta forma logrará cambiar a los usuarios a ese grupo.

Tenemos 2 opciones para la creación de usuarios:

1.- La primera se realiza directamente desde la «Usuarios» dirigiéndonos a la sección de Listado de usuarios, se abrirá una ventana y en la parte superior derecha de esta se encuentra la opción «Crear nuevo usuario».

2.- La segunda opción se puede realizar desde la pestaña de Grupos seleccionando la sección Grupos, una vez estando en esta sección deberá dirigirse al grupo donde desea crear al trabajador y dirigirse al contenedor de Usuarios del Grupo, ingresando a la opción de Agregar y seleccionando la opción agregar nuevo usuario, esta opción es la más rápida y sencilla, ya que solo pide el Nombre, Apellido, Rut y correo.

 

 

Para proceder a desactivar un usuario, solo será necesario dirigirnos a la pestaña de usuarios , luego seleccionar listado de usuarios, una vez ingresado en el listado de usuarios hay una pestaña de búsqueda que aparece en la parte superior derecha en esta opción de búsqueda deberá buscar la ficha del trabajador y una vez encontrado el usuario que se desea desactivar solo deberá seleccionar el botón de desactivar. La desactivación de usuarios no elimina la información de los usuarios sino que deshabilita al trabajador para que pueda marcar asistencia.

También, en la lista de usuarios, puede seleccionar al trabajador que desea desactivar, y presionar el botón rojo en la parte superior central «desactivar seleccionados».

 

Para poder crear los cargos, sigue estos pasos:

1. Dirígete a la barra lateral izquierda de la plataforma, en la sección Configuraciones y busca la opción Cargos.
   
   
   
   
2. Allí presiona Crear cargos. Se desplegará una ventana en la que deberás añadir el nombre del cargo.
   
   
   
   
3. Para que aparezca en la lista de opciones elegibles al momento de editar el usuario, debes dejar activada la opción que dice Estado del Cargo. Luego presiona el botón Guardar.
   
   
   

Si, se debiese ver reflejado. Ya que se reflejan todos los usuarios que estuvieron activos aunque sea un solo durante el mes calendario.

Se cobra por usuario activo en la plataforma independiente de su perfil o si marca o no.

Al cambiar el RUT de un usuario, sus marcas no desaparecen de la plataforma, ya que solo se está modificando uno de todos los datos de registro que existen de él.

Si tienes que hacer una modificación en el RUT, dirígete a la barra lateral izquierda de la plataforma, y haz los siguientes pasos:

1. Selecciona la sección Usuarios. Allí, haz clic sobre Editar identificador de Usuario.
   
   
   
2. Escribe el nombre del trabajador al que deseas cambiar el RUT. Al seleccionar al trabajador, en el campo RUT Actual aparecerá el dato que debe ser cambiado.
3. En el campo RUT Nuevo, añade el Rut correcto sin puntos ni guion incluyendo el dígito verificador.
4. Presiona el botón Editar para guardar el cambio realizado.

 

Hay algunos datos de la información personal de un trabajador que la plataforma requiere para crear el usuario. Estos son: RUT, correo electrónico, nombre y apellido. Si el usuario creado tiene el perfil de “Administrador”, entonces se deberá añadir el teléfono. El resto de la información personal no son obligatorios.

Por su parte, la Dirección del Trabajo exige para los reportes legales que exista más información, por ejemplo: cargo, tipo de contrato, tipo de jornada y el turno.

La fecha de inicio de contrato se requiere cuando se tiene contratado el servicio de GeoVictoria llamado Workflow de Vacaciones. Este permite que el trabajador pueda solicitar sus vacaciones por medio de la plataforma o la APP y para su adecuado funcionamiento, ese dato es necesario, ya que ayuda a contabilizar los días de vacaciones que posee el trabajador.

Esto no es habitual que suceda. Las personas con artículo 22 en GeoVictoria pueden quedar ocultas en el reporte, pero no desactivadas. Cuando esto sucede, podría deberse a que haya una integración con un sistema de remuneraciones que esté desactivando al usuario.

Otra opción es que se haya completado el campo “Fecha Término del contrato”, al momento de editar los datos del usuario. Esto genera que, cuando se cumple esa fecha, el usuario se desactiva automáticamente.

Si no es por ninguna de estas razones, te sugerimos ponerte en contacto con nuestra Mesa de ayuda.

Para esto puedo crear un perfil especial, desde configuraciones “perfiles y privilegios” y establecer esta configuración que solo puedan acceder a “administrar planificaciones” esto le permite asignar turnos a los trabajadores. Después es necesario asignar este perfil desde “usuarios”.

Desde tu perfil de administrador puedes crear la marca manual que faltó, no es necesario cambiarse de perfil para esto. El perfil de administrador también es un trabajador para la plataforma y debe marcar a no ser que este sujeto al artículo 22.

Entre ala barra lateral en la opción de Configuraciones > Feriados.

Presione el botón «Crear Nuevo Feriado». Indique el nombre del feriado, por ejemplo «Navidad», seleccione la fecha y por último indique si el feriado se aplica a toda la empresa o a un grupo especifico. En caso de ser para toda la empresa, dejarlo cómo feriado global si no, desmarque esta opción y seleccione los grupos.

Para que el sistema considere la totalidad de horas trabajadas en días festivos como horas extras, se deben considerar varios aspectos:

• El trabajador debe tener turno asignado por el día.

• El feriado debe estar configurado en la plataforma como «Total Horas extras»-SI

• Luego de que la persona trabaje en su día feriado, debemos ir al reporte de «Tiempo Extra» y verificar la cantidad de horas contabilizadas como «extra» por el día feriado.